Mase®, enfin un outil qui permet d'aller au bout des projets :
La plateforme Mase® a été conçue pour fournir à nos partenaires intégrateurs une "méthode et des outils fiables et innovants" permettant de créer des Intranets de gestion documentaires dans le respect des besoins des utilisateurs finaux. Grâce à cela, ils pourront valoriser leur expertise et non plus se contraindre aux aspects purement techniques.
La plateforme Mase® est pensée pour simplifier les aspects techniques et augmenter la réussite des projets :
- Par ce que les métiers évoluent constamment
- Par ce que les clients sont de plus en plus exigeants
- Parce que la maîtrise des informations est devenue un gage de productivité et de qualité
- Parce que le nombre d'informations à traiter, assimiler, diffuser, partager et en constante augmentation
- Parce que trop de temps est perdu quotidiennement pour retrouver des informations cruciales
- Parce que la transmission des savoirs est indispensable à la continuité de service dans votre entreprise ou votre organisation.
- ...
Mase®, une seule plateforme pour :
- Construire un intranet documentaire d'entreprise
- Construire un outil de gestion de connaissance
- Construire un outil de veille
- Pérenniser le patrimoine documentaire d'une entreprise
- Construire des applications verticales à partir d'un "noyau" documentaire
L'intranet documentaire :
Bien souvent les intranets d'entreprises sont confrontés à des logiques bien différentes en terme de besoins utilisateurs, et il est souvent très complexe de satisfaire tous les acteurs. Pour coller aux logiques "métiers" de l'entreprise ou de l'organisation, il est indispensable qu'un intranet documentaire, intègre à minima, les éléments suivants :
- Un point d'accès unique
- La structuration des informations
- La personnalisation en fonction des centres d'intérêts et du rôle dans l'organisation interne
- La sécurité des accès aux informations
- La mise à disposition de ressources tierce-parties...
La mise à disposition de telles fonctionnalités est un gage de productivité pour l'entreprise ou l'organisation, et les points positifs induits sont les suivants :
- Permet d'accéder à l'information depuis une interface unique
- Permet de centraliser toute la documentation de l'entreprise ou de l'organisation
- Permet de gérer des modes de connexion unifiés
Il y a par contre de nombreux écueils qui sont rarement pris en compte par les intégrateurs, et qui engendrent très rapidement des solutions vouées à l'abandon :
- Accroissement exponentiel du volume et de la variété des informations à traiter non prises en compte
- Difficultés d'accès à l'information pertinente faute d'organisation en amont (phénomènes de bruits sur les recherches..)
- Des solutions bien éloignées des habitudes de travail de chacun
- Interfaces trop complexes engendrant des pertes de productivité
- Sources et renvois trop nombreux
- Design général ne prenant pas en compte l'organisation interne
- Moteurs de recherche limités ou mal configurés
- Manque de fiabilité des informations contenues
La gestion des connaissances
Autrement appelée KM (Knowledge management) ou ingénierie des connaissances, est un ensemble de méthodes et des techniques permettant de percevoir, identifier, analyser, organiser, mémoriser, et partager des connaissances entre tous les membres d'une organisation. Il s'agit de prendre en compte tout particulièrement les savoirs créés par l'entreprise elle-même ou acquis de l'extérieur.
Pour être efficaces dans leur travail quotidien et dans leur prises de décision, les utilisateurs ne doivent pas se limiter à une consommation d'informations brutes. Ils doivent veiller aux usages des informations, ce qui signifie interprétation, structuration, capitalisation, et partage des connaissances, car :
- l'information s'échange, et ne présente un intérêt que lorsqu'elle est partagée
- L'information se doit d'être fixée sur un support pour devenir vecteur de communication
- Le document peut être est une trace matérielle de l'information et de sa localisation dans l'organisation
- L'information n'est pas la connaissance et la connaissance se construit en permanence
- Rien ne se fera sans démarche politique, volontaire et managériale et sans mobilisation de l'ensemble des acteurs
- Pour satisfaire les besoins, il est nécessaire de travailler sur les langages de l'entreprise, et de bien capter les savoirs et les savoir-faire
Par contre, il ne faut pas se "voiler la face" et être conscient que la réussite d'un projet KM rencontre souvent des blocages en interne :
- Les outils mis en place restent souvent de beaux prototypes, car il n'y a pas de réelle implication des acteurs
- Il ne faut pas assimiler la connaissance à du stockage de données, ni à de la circulation généralisée et accéléré de l'information
- Souvent la culture "informationnelle" des dirigeants est faible, voire inexistante, ou se résume à de la "Détention/Rétention" d'information
- La complexité du système des connaissances et la multiplicité des acteurs ne doit pas remettre en cause la cohérence globale des outils.