Un document, dans un environnement GED, est un ensemble de trois notions indissociables
Quelle est la logique d'un document dans une GED ?
Tout d'abord, le document en tant qu'entité informatique. Celui-ci est identifié par trois notions récurrentes :
- Son contenu : c'est à dire l'ensemble du texte et des données qui sont visibles en l'ouvrant
- Son format : s'agit-il d'un document vidéo, audio, bureautique ? Est-ce un document Microsoft Word, un Pdf, un avi ?
- Ses paramètres : il s'agit de la taille, de la date d'enregistrement, etc...
Ensuite, le document est identifié par rapport à celui qui l'a crée, son auteur. On peut dès lors faire ressortir deux notions essentielles
:
- Son rôle : le créateur a tojours un rôle dans un service, et en fonction de cela, le doucment peut donc avoir une valeur différente.
- Ses compétences : là aussi, en fonction des compétences de l'auteur, le document peut avoir plus ou moins de valeur vis à vis de ceux qui vont le lire.
Viens ensuite la dernière notion qui est l'environnement du document. C'est grâce à ces notions, qu'il va être possible de donner des vues logiques, et forcément
"multi-métiers" à l'information. Là aussi, l'environnement est un ensemble cohérent de cinq notions essentielles :
- Les métiers : quels sont les métiers de l'organisation qui sont relatifs au document ?
- La stratégie : quelles sont les stratégies de l'entreprise en matière de R & D, de développement commercial ?
- La stratégie : quels sont les partenaires identifiés de l'organisation, et leurs interactions avec vous ?
- Les clients : Quels sont les clients de l'entreprise et quelles sont les interactions documentaires entre vous ?
- La concurrence : connaitre la concurrence pour mieux la combattre est la clé de voute de la réussite d'une entreprise